La definizione degli obiettivi è sicuramente una delle fasi più difficili in una strategia di business.
In oltre 15 anni di consulenza alle aziende posso affermare che è già raro incontrare imprenditori che definiscono obiettivi programmati o che non siano i classici “Vendiamo di più”, “Otteniamo maggiori profitti”, “Miglioriamo le vendite” (Non sono obiettivi, sono conseguenze semmai).
Ma quelli che, invece, adottano una strategia programmatica di definizione degli obiettivi, cadono spesso in errori, che costano tempo, denaro e possono avere un impatto negativo sulle prestazioni complessive del team.
Ecco perché ho deciso di scrivere un articolo su una serie di errori comuni che ho riscontrato con le aziende nelle mie consulenze sulla trasformazione digitale.
Prima però, spiegherò l’importanza di stabilire obiettivi per i team aziendali, in modo da convincere gli scettici che ancora non li adottano a mutare il loro modo di agire e attuare il cambiamento che porterà, sicuramente, benefici alla propria azienda.
Perché la definizione degli obiettivi è importante
Gli obiettivi sono fondamentali per il successo di qualsiasi organizzazione e squadra. Forniscono guida e direzione alla squadra. Gli obiettivi offrono anche ai leader e ai dipendenti l’opportunità di capire come si sta comportando ogni individuo del team.
Oltre a ciò, ci sono molte ragioni per cui la definizione degli obiettivi è una pratica così importante per qualsiasi squadra.
Esaminiamone alcuni:
Gli obiettivi assicurano che la squadra sia allineata
Quando i dipendenti non hanno informazioni sugli obiettivi a livello aziendale (o, almeno, a livello di progetto) e su come il loro lavoro si avvicina a loro, è probabile che si confondano e non capiscano come i loro compiti particolari influenzino il successo complessivo dell’azienda.
Con una mancanza di obiettivi chiari, è probabile che i dipendenti:
- Interferiscano con il lavoro degli altri;
- Sovrappongano il lavoro con i colleghi, rendendo il team meno produttivo;
- Siano confusi su quali sono (e non sono) le loro responsabilità;
Gli obiettivi forniscono chiarezza sui ruoli per prestazioni migliori
Secondo una ricerca dell’Università di Leiden, i team con obiettivi chiari registrano un miglioramento delle prestazioni lavorative del 20-25%. Questo perché aiuta i membri del team a concentrare gli sforzi nella giusta direzione, ad acquisire maggiore fiducia in se stessi e, di conseguenza, a diventare più produttivi sul lavoro.
Fissando obiettivi per la tua squadra, darai loro un chiaro senso di direzione e scopo per il lavoro che stanno facendo. Una volta compreso chiaramente cosa ci si aspetta da loro e dalla squadra, saranno in grado di organizzare meglio il proprio tempo durante il periodo dell’obiettivo.
Gli obiettivi promuovono una migliore responsabilità e collaborazione
Non solo obiettivi chiari ti consentono di elaborare KPI (Key Performance Indicator, le metriche con cui valuti i risultati delle tue azioni) specifici per ciascun membro del team (aumentando la responsabilità in questo modo), ma aiutano anche a promuovere la collaborazione all’interno del team. Conoscendo gli obiettivi reciproci, i colleghi avranno una migliore comprensione di ciò che possono fare per supportare i loro colleghi nel raggiungere gli obiettivi della squadra.
Inoltre, obiettivi chiari motiveranno i dipendenti a cercare idee creative e strategie alternative per affrontare al meglio tutti i KPI.
Errori comuni nella definizione degli obiettivi
Ora che ti sarà chiaro, qualora non lo fosse già, l’importanza della definizione degli obiettivi, è tempo di esaminare alcuni errori da evitare:
#1. Obiettivi non allineati tra i vari livelli
Uno dei peggiori errori di definizione degli obiettivi che un amministratore o un manager può fare è fissare obiettivi che non si allineano con quelli dell’intera organizzazione. Disallineare gli sforzi del tuo team con gli obiettivi aziendali causerà così tante sfide da superare, tra cui:
- Verificare i risultati del team per l’azienda e, a sua volta, rendere più difficile garantire il budget, promuovere gli individui e far crescere il team.
- Dare al tuo team una visione chiara del perché dietro il lavoro che stanno facendo. Senza questo, sarà più difficile mantenere i dipendenti coinvolti e motivati.
- Rallentare la crescita complessiva dell’azienda. Quando il tuo team è concentrato su cose che non sono rilevanti o non contribuiscono agli obiettivi aziendali, può soffocare la crescita.
Quando crei gli obiettivi futuri del tuo team, è importante che derivino tutti da obiettivi a livello di organizzazione. Se non lo sono, ritorna al tavolo e ripianifica tutto.
#2. Ti sei prefissato troppi obiettivi
È fantastico essere una persona orientata agli obiettivi, ma, in qualità di responsabile, dovresti comprendere l’influenza del multitasking sulle prestazioni complessive di una squadra e sulla salute mentale (Come sappiamo, il cervello umano non può concentrarsi su più di una cosa alla volta).
In effetti, gli studi hanno scoperto che solo il 2,5% delle persone è in grado di svolgere più attività in modo efficace. Per il restante 97,5% delle persone, fare più di una cosa, come mandare SMS e guidare, compromette seriamente la nostra capacità di completare bene i compiti.
Usa la stessa regola pratica quando fissi gli obiettivi
Secondo Andy Grove , il pioniere degli OKR, i leader dovrebbero pensare di fissare non più di tre o cinque obiettivi alla volta. Dice che più obiettivi possono portare a team troppo estesi e alla diffusione degli sforzi.
Per evitare questo errore di definizione degli obiettivi con il tuo team, concentrati su 3-5 obiettivi per un dato periodo di tempo, che sia trimestrale o annuale. Man mano che crei questi obiettivi associa a ciascuno degli indicatori di prestazione chiave (KPI) misurabili. Questi KPI devono essere pietre miliari misurabili che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo generale. Pensa ai risultati, non alle attività, comprese le prove credibili e misurabili del loro completamento.
Esempio di OKR errato:
Obiettivo: aumentare le entrate attribuite al marketing in questo trimestre
Risultati chiave:
- Scrivi più articoli sul blog
- Organizza un webinar
- Migliora il report delle vendite
Esempio di OKR giusto:
Obiettivo: aumentare le entrate attribuite al marketing in questo trimestre del 150%
Risultati chiave:
- Produci e pubblica 10 blog per il bottom of funnel (BOFU)
- Organizza 3 webinar con un tasso di partecipazione del 40%
- Ottieni una valutazione delle riunioni di vendita e marketing dell’80%
#3. Non ti attieni a un quadro unico di definizione degli obiettivi
Oltre a te e/o al tuo team, è importante che tutta la tua azienda segua un framework di definizione degli obiettivi. Ciò non solo semplificherà la collaborazione inter-funzionale, ma assicurerà anche che ogni team possa facilmente accedere e comprendere come gli altri reparti stanno monitorando i propri obiettivi.
Prendi GitLab per esempio. Seguono il framework OKR e rendono i loro obiettivi accessibili a tutta l’organizzazione all’interno della propria piattaforma, ma anche pubblicamente accessibili (in una certa misura, ovvio!).
In qualità di manager, dovresti assicurarti di adottare in tutta l’azienda uno stresso framework per fissare gli obiettivi e di attenerti ad esso. Se prescrivi gli obiettivi del team con il framework SMART oggi ma poi gli OKR domani, confonderai il tuo team.
#4. I tuoi obiettivi sono vaghi o negativi
Per evitare qualsiasi confusione o fraintendimento, è importante che i tuoi obiettivi siano chiari e misurabili. Non basta dire: “Dobbiamo attirare più clienti questo mese”. Invece, pensa ai framework di definizione degli obiettivi SMART e OKR.
Il framework SMART intende che gli obiettivi del tuo team siano:
- Specifici
- Misurabili
- Attuabili
- Realistici
- Temporizzabili
Ad esempio: questo mese aumenta il tasso di conversione delle iscrizioni premium ai clienti del 5%.
Tutti questi criteri rendono gli obiettivi più attuabili.
Lo stesso vale per gli OKR, ovvero obiettivi e risultati chiave. Specificando cosa hanno bisogno di raggiungere e quali 3-5 risultati chiave sono necessari per raggiungere quell’obiettivo, avrete incoraggiato la squadra a prendere le misure attuabili verso ogni traguardo impostato.
Ricorda che gli obiettivi dovrebbero essere la tua “stella polare” e che i risultati chiave dovrebbero essere scritti utilizzando il framework SMART.
Per esempio:
Obiettivo: attirare più clienti questo mese
Risultati chiave:
- Aumenta i lead inbound mensili medi da 250 a 350
- Migliora del 10% il rapporto tra lead e demo prenotati
- Aumenta del 15% il rapporto tra prenotazioni demo e acquisti conclusi.
Ti do un consiglio che adotto con successo grazie alle neuroscienze: per rendere gli obiettivi del team ancora più attuabili, è importante evitare un linguaggio negativo quando li imposti. La connotazione negativa fa sì che le persone si concentrino su ciò che non vogliono, rendendo difficile concentrarsi su come cambiarlo.
Pensa a questi due obiettivi specifici per il tuo ruolo in azienda: “fornire al team critiche più costruttive questo trimestre” e “condividere col team feedback continuo questo trimestre”. Nel primo quasi si trascura di poter condividere anche feedback positivi con il team (critiche più costruttive viene percepito in chiave negativa), mentre il secondo include la parola condivisione (e il team si sente partecipe e motivato) e feedback può essere inteso in maniera più ampia, sia costruttivo (non esiste un feedback negativo, dovresti saperlo!) sia positivo.
Riformulare gli obiettivi in modo che sembrino positivi può fare una grande differenza e motivare moltissimo il tuo team.
#5. Li imposti in base ai sentimenti e non ai dati
Ho conosciuto molti imprenditori che sono inclini a fissare i cosiddetti obiettivi basati sull’ego, guidati da preferenze personali o sentimenti istintivi. Nonostante i numerosi test ed esperimenti, e i dati che ne derivano, alcuni continuano a tornare alle iniziative precedenti o intestardirsi in certe scelte nella speranza di progressi che non verranno mai.
Tale comportamento non solo frena la crescita dell’azienda, ma danneggia anche la reputazione dell’amministratore e la fiducia agli occhi dei suoi team.
Impara dal tuo passato
Prima di pianificare i tuoi obiettivi per il trimestre o l’anno, è importante che organizzi una pianificazione trimestrale e una riunione retrospettiva per:
- Comprendere come si è sentito il tuo team riguardo all’ultimo trimestre, come sono stati gestiti i blocchi e gli ostacoli al carico di lavoro complessivo;
- Scoprire cosa è andato bene (e non è andato così bene);
- Raccogliere idee dal team su come puoi raggiungere i tuoi obiettivi nel prossimo trimestre, che si tratti di migliorare i processi esistenti o testare nuove idee;
È anche importante che, prima di ogni riunione retrospettiva, analizzi i tuoi dati. Prova a rispondere a domande come:
- Quali campagne o progetti hanno funzionato bene? Si possono ripetere?
- I tuoi obiettivi erano impossibili da raggiungere? Troppo facile? Come puoi essere più preciso la prossima volta?
- Hai individuato delle lacune da colmare? (ad es. metriche di canalizzazione, fidelizzazione, esperienze di influencer marketing, ecc.)
Ripeti ciò che ha funzionato
Se un particolare segmento di clienti converte di più per il tuo team di vendita, forse vale la pena concentrarsi maggiormente su quella fascia demografica. Se un canale specifico genera la maggior parte dei lead e delle entrate, perché non riformulare un po’ gli obiettivi del team per raddoppiarli?
Quando sarai in grado di guidare i tuoi obiettivi e le tue decisioni con i dati invece di fare affidamento sulle tue emozioni e “sentimenti istintivi”, non solo le tue previsioni saranno più accurate, ma avrai maggiori probabilità di raggiungere la crescita.
#6. Sottovaluti il tempo e le distrazioni
In qualità di amministratore, devi essere realistico riguardo ai limiti di tempo, alla vita reale e alle capacità della tua squadra quando fissi gli obiettivi per loro.
Alcuni imprenditori presumono che i loro dipendenti siano pronti a rinunciare al tempo libero e a dormire per lavorare sul proprio obiettivo finale, ma non è una sana aspettativa da considerare per la tua squadra. Anzi è un modo infallibile per bruciare la tua squadra velocemente.
Guarda la realtà dei fatti. Che si tratti di bug di emergenza, dipendenti che si ammalano o una pandemia globale accadranno cose su cui avrai poco o nessun controllo e va bene così.
In qualità di leader, devi lasciare spazio a errori, battute d’arresto e periodi di vacanza quando pianifichi gli obiettivi.
#7. Non consideri i fallimenti
Legato al precedente errore, alcuni manager “dimenticano” i possibili fallimenti che possono verificarsi qua e là. Vanno troppo in alto e fissano obiettivi irrealistici. Cercano la perfezione, poi puntano il dito quando non viene raggiunta.
Ricorda: tutti gli obiettivi che stabilisci per una squadra dovrebbero essere impegnativi ma realizzabili. Se stai seguendo il framework OKR, il 70% è considerato un successo. E sì, falliranno di tanto in tanto. L’importante è fallire velocemente, documentare i tuoi apprendimenti e applicarli la prossima volta.
In ogni azienda con cui collaboro, quella che segue è tra le prime frasi che dico ai team: “Per me non esistono fallimenti in ciò che faremo, potranno esserci errori da correggere, insegnamenti ed esperienze da acquisire, ma l’importante è non fermarsi mai, sperimentare ed innovare sempre, non arrestarsi rimuginando sul passato e guardare subito avanti facendo tesoro di quanto si è appreso e con la voglia di migliorarsi”. E mi basta vedere lo sguardo di soddisfazione degli astanti per capire che ci siamo intesi, vi è approvazione e ci sarà una proficua sinergia che, a tutt’oggi, ha sempre portato ottimi risultati con i miei clienti.
#8. Stabilisci obiettivi senza l’input della squadra
La definizione degli obiettivi dovrebbe essere un processo bidirezionale. I membri del consiglio di amministrazione e il personale di livello senior definiscono e convalidano la strategia e il piano generale per l’azienda.
Da lì, i team dovrebbero lavorare in modo collaborativo e indipendente per stabilire i propri obiettivi. Quando i dipendenti sono in grado di partecipare al processo di definizione degli obiettivi , porteranno una nuova serie di idee sul tavolo mentre costruiscono un più forte senso di responsabilità e aumenterà la motivazione, essendo fautori dei propri obiettivi.
Inoltre, ti consentirà di identificare i punti di forza e di debolezza di ciascun membro del team, capire quali ruoli e responsabilità delineare per loro e legare i loro obiettivi di sviluppo professionale a quelli del team.
Quando pianifichi gli obiettivi, assicurati di coinvolgere il tuo team nel processo di brainstorming.
#9. Ti dimentichi di orari e scadenze
Consentire flessibilità temporale va bene: il 90% dei dipendenti ammette che un programma più flessibile aumenta il morale e aiuta a gestire meglio il lavoro, ma alcuni programmi e scadenze devono comunque essere presenti.
Le scadenze aiutano i team:
- Stabilire aspettative chiare reciproche in merito al carico di lavoro e alle scadenze;
- Dare maggiore priorità al tempo;
- Rimanere in linea con gli obiettivi a livello aziendale
#10. Li imposti e li dimentichi
Prendi l’abitudine di discutere degli obiettivi e dei loro progressi all’inizio di ogni settimana durante i tuoi incontri individuali e di squadra .
Quando inizi le tue riunioni ricorrenti parlando di obiettivi:
- Assicurati che tutti i membri del team siano aggiornati sui progressi verso gli obiettivi;
- Offri al team più opportunità di condividere e affrontare gli ostacoli man mano che si presentano;
- Aumenta la probabilità che la tua squadra raggiunga gli obiettivi;
Discutendo degli obiettivi del team solo alla fine del trimestre o dell’anno, rischi di perdere l’opportunità di apportare le modifiche necessarie per ottenere risultati migliori.
Pensala in questo modo: se parli dei tuoi obiettivi ogni settimana, ti dai 52 possibilità di correggere la rotta, mentre ne hai solo 4 se ne parli trimestralmente.
BONUS #11. Non sono visibili a tutti!
Secondo gli psicologi , “Ottieni il 42% in più di probabilità di raggiungere i tuoi obiettivi e i tuoi desideri, semplicemente scrivendoli “.
Agendo in questo modo e incoraggiando i membri del tuo team a fare lo stesso, crei un gruppo di partner responsabili per tutti i membri del tuo team.
Ma, oltre a scrivere i tuoi obiettivi, è importante che siano anche accessibili a tutti. In questo modo, il tuo team li può seguire come riferimento e otterrai una migliore auto-organizzazione.
Ogni dipendente dovrebbe tener esposto, dove lavora, i suoi OKR per il trimestre. Credimi, sensibilizzerà il lavoro di squadra, migliorerà l’organizzazione e aumenterà la produttività.
A tal proposito puoi adoperare Canva cartacei ben visibili in azienda o adottare dei software come Weekdone, ClickUP, Asana, etc.
Personalmente, ai miei clienti faccio adottare gli ultimi due con ottimi risultati. Facili da apprendere ed utilizzare. Le versioni gratuite bastano per i lavori comuni e i costi non sono eccessivi per esigenze più specifiche.
Inoltre, lo consiglio sempre, i tuoi obiettivi, i tuoi task, le tue scadenze devono essere scritti in una classica agenda da portare con sé. Chiamami “vintage”, ma continuo a preferire, per tenere traccia dei miei impegni, l’agenda cartacea o il planner da scrivania. Dimmi se anche per te è lo stesso commentando questo articolo 😉
Conclusioni
Se vuoi approfondire l’argomento per la tua azienda puoi contattarci.
Siamo un team di specialisti in Trasformazione Digitale.
Da oltre 15 anni definiamo strategie digitali e offriamo consulenze e formazione alle aziende che vogliono innovare e adattarsi ai cambiamenti che il digitale ha portato nel business. Puoi contattarci attraverso questa pagina o inviarci un’email a: info@daveslanestudio.com
